Hva er kravene til EDI-fakturamelding hos Vinmonopolet?

Kravene til EDI XML-faktura hos Vinmonopolet definerer:

• Obligatorisk XML-struktur

• Påkrevde dataelementer

• Referanselogikk mellom meldinger

• Tekniske og forretningsmessige valideringsregler

Fakturaer må sendes via Vinmonopolets EDI XML-rammeverk. PDF-faktura, papirfaktura eller vedlegg på e-post aksepteres ikke for ordinære varetransaksjoner.

Formålet er å sikre at fakturadata er:

• Teknisk gyldige

• Økonomisk korrekte

• Fullt sporbare gjennom hele ordre-til-betaling-prosessen

• I samsvar med norsk merverdiavgift og alkoholregelverk

Hva er en EDI XML-faktura?

Hvem må sende faktura via EDI XML?

Hvilke referanser må være med?

XML-fakturaen må referere til tidligere EDI-meldinger i transaksjonskjeden.

Obligatoriske referanser inkluderer normalt:

• Opprinnelig ORDERS

• Tilhørende ORDRSP

• Relatert DESADV

Referansene sikrer samsvar mellom:

• Bestilt mengde
  
• Bekreftet mengde
  
• Levert mengde
  
• Fakturert mengde
  

Få hjelp med EDI-fakturamelding

Obligatorisk informasjon i fakturahodet

Fakturahodet må inneholde lovpålagte og systemkritiske opplysninger, blant annet:

• Fakturanummer

• Fakturadato

• Selgers organisasjonsnummer

• Kjøpers identifikasjon (Vinmonopolets part-ID)

• Valutakode

• Betalingsbetingelser

• Delsum

• MVA-spesifikasjon

• Totalt fakturabeløp

• Forfallsdato

Selger- og kjøperidentifikasjon må samsvare med registrerte masterdata hos Vinmonopolet.

Feil i hodedata fører til automatisk avvisning før bokføring.

Krav til linjenivå

Hver fakturalinje må inneholde fullstendig kommersiell og regulatorisk informasjon.

Obligatoriske elementer:

• Produktidentifikasjon (GTIN eller Vinmonopolets varenummer – GS1-standard)

• Fakturert mengde

• Enhetspris

• Linjesum

• MVA-kategori

• MVA-sats

• Særavgiftsinformasjon (der relevant)

Fakturert mengde må samsvare med bekreftet mottatt vare.

Pris- og avgiftsberegning må følge avtalte betingelser og norsk regelverk. Avvik mellom leveringsdata og faktura kan føre til avvisning.

Hvordan valideres EDI XML-fakturaer?

Før godkjenning gjennomgår fakturaen både teknisk og forretningsmessig kontroll.

1. Syntaksvalidering

• Kontroll mot XML-schema

• Korrekt formatering

• Påkrevde felt

2. Strukturvalidering

• Riktig hierarki mellom hode og linjer

• Korrekt struktur for referanser og avgifter

• Samsvar med implementasjonsguide

3. Referansevalidering

• Kontroll mot eksisterende ORDERS, ORDRSP og DESADV

• Sammenheng i transaksjonskjeden

4. Mengde- og prisavstemming

• Sammenligning av fakturert og levert mengde

• Prisavvikskontroll

• Duplikatkontroll

5. Avgifts- og regelverkskontroll

• Verifisering av MVA-sats

• Kontroll av særavgift

• Produktklassifisering for alkohol

• Rapportering i henhold til regelverk

Validering skjer før faktura bokføres. Kun godkjente fakturaer går videre til betaling.

Hva skjer ved avvisning?

Dersom fakturaen ikke oppfyller kravene:

• Den avvises automatisk

• Leverandør mottar elektronisk feilmelding

• Betalingsprosessen stoppes

• Feil må rettes

• Ny XML-faktura må sendes

Avviste fakturaer forsinker oppgjør og kan påvirke betalingsflyt.

Særskilte regulatoriske krav for alkohol

Ja, det gjelder egne krav.

Faktura til Vinmonopolet må blant annet sikre:

• Sporbarhet på produktnivå

• Korrekt alkoholklassifisering

• Riktig MVA- og særavgiftsrapportering

• Konsistent kobling mellom leveranse og faktura

Disse kontrollene er innebygget i XML-valideringsreglene.

Før oppstart av EDI XML-testing

Leverandører bør avklare:

• Hvilken XML-schema-versjon som gjelder

• At masterdata er korrekt registrert

• Referansemapping mellom meldinger

• Regler for MVA og særavgift

• Feltmapping mellom ERP og XML

• Rutiner for håndtering av avvisninger

God forberedelse reduserer risiko for forsinkelser i onboarding.

Hvordan Kundan bistår med EDI XML-integrasjon

Kundan hjelper leverandører som handler med Vinmonopolet med:

• Mapping av ERP-fakturadata til XML-struktur

• Oppsett av referanselogikk

• Implementering av MVA- og avgiftskontroller

• Sikker EDI-kommunikasjon

• Støtte i testfase og produksjonssetting

• Overvåking og håndtering av avvisninger

Målet er å sikre at fakturaen oppfyller tekniske, økonomiske og regulatoriske krav før innsending.

Oppsummering

• Vinmonopolet krever EDI XML for faktura

• EDI-fakturering er obligatorisk for godkjente leverandører

• Faktura må referere til ORDERS, ORDRSP og DESADV

• Linjedata må samsvare med bekreftet leveranse

• Hodedata må samsvare med registrerte masterdata

• Validering omfatter struktur, referanser og avgifter

• Avvik fører til automatisk avvisning

• Korrekt XML-mapping reduserer betalingsforsinkelser
  

Skal du konfigurere EDI INVOIC mot Vinmonopolet, bør du avklare meldingsmapping, referansestruktur, avgiftslogikk og ERP-integrasjon før du går i test.

Kontakt Oss

Ofte stilte spørsmål

Hva er en EDI XML-faktura?

En EDI XML-faktura er en strukturert elektronisk faktura basert på Vinmonopolets XML-schema. Den muliggjør automatisk validering, avstemming og regnskapsintegrasjon.

Godtar Vinmonopolet EDIFACT INVOIC?

Nei. Vinmonopolet krever XML-baserte EDI-meldinger i henhold til egen implementasjonsguide – ikke tradisjonell UN/EDIFACT INVOIC.

Hva skjer hvis en XML-faktura feiler validering?

Fakturaen avvises automatisk. Lever

Be om en gjennomgang