Hvordan opprette ordre og sende faktura?

Ordre

En ordre opprettes når Vinmonopolet sender bestilling på vare(r) eller du kan selv opprette en ordre manuelt.

Før du tar i bruk vår ordre- og fakturaløsning, går du i «Instillinger» i menylinjen til venstre og velger ordrenummeret du ønsker at dine ordre skal starte på.

Er du nyoppstartet og ikke har brukt andre ordre- og fakturaløsninger tidligere, kan du sette nummeret til 1001. Dersom du har hatt en annen ordre- og fakturaløsning tidligere, setter du nummeret til det neste på listen fra din forrige leverandør.

 

 

Hvordan behandle og godkjenne ordre fra Vinmonopolet?

her for å lese hvordan du mottar og behandler ordre fra Vinmonopolet.

For å lese om hvordan du oppretter en faktura basert på en ordre fra Vinmonopolet, scroll lenger ned på denne siden.

 

Hvordan opprette ordre til f.eks. HORECA kunder?

For manuell oppretting av ordre går du på «Ordre» og «Legg til ny ordre». Velg så kunde og produkt.

En ordre med ordrenummer opprettes da og du kan legge inn dine produkt.

For å legge til produkt i ordren trykker du på «Legg til» knappen over ordrelinjene. En neddroppsmeny kommer frem når du trykker på «Navn», og du kan velge det produktet du ønsker. Dersom du ønsker mer utfyllende info om ditt produkt, fyller du ut notatfeltet under.

Sjekk, evt. juster pris og mva, og legg inn antall. Du lagrer ved å trykke på «Hak av» knappen.

Ønsker du å endre en ordrelinje trykker du på «Blyanten».

Ønsker du å slette hele ordren trykker du på «Kanseller ordre» knappen.

Sjekk at følgende punkter er lagt inn på din kunde før du oppretter faktura:

  • Firmanavn
  • Navn på kontaktperson
  • Adresse
  • Epost

 

 

Ved å trykke «Opprett faktura» tas du videre til fakturaen. Fakturaen henter automatisk info om ordrenummeret den er basert på og forfallsdato satt 7 dager fra dato du opprettet fakturaen. Ønsker du å endre lengden på forfallsdato, kan du gjøre dette under «Instillinger» i menyfanen til venstre.

Du kan når som helst gå tilbake å endre ordren, så lenge fakturaen ikke er sendt ut til kunden. Når du lagrer endringer i ordren, vil tilhørende faktura automatisk oppdateres.

 

Faktura

En faktura opprettes basert på en ordre mottatt fra Vinmonopolet eller som du oppretter selv manuelt (se beskrivelse over).

For å lese hvordan du oppretter en faktura basert på en ordre mottatt fra Vinmonopolet, scroll litt lenger ned på siden.

Før du tar i bruk vår ordre- og fakturaløsning, går du i «Instillinger» i menylinjen til venstre og velger fakturanummeret du ønsker at dine fakturaer skal starte på.

Er du nyoppstartet og ikke har brukt andre ordre- og fakturaløsninger tidligere, kan du sette nummeret til 10001. Dersom du har hatt en annen ordre- og fakturaløsning tidligere, setter du nummeret til det neste på listen fra din forrige leverandør.

 

 

Under «Regnskap» får du en oversikt over alle dine fakturaer. Alle fakturaer er fargekodet for at du skal få en enkel og rask oversikt:

  • Grå: Faktura venter på utsending
  • Gul: Faktura er sendt til kunde
  • Grønn: Faktura er merket som betalt

Du kan også se status på fakturaen under forfallsdatoen i «Fakturaoversikt» eller under «Fakturadetaljer» når du klikker deg inn på en faktura.

Ved å klikke på ønsket faktura vil du få en full oversikt over fakturaen.

Ønsker du å merke fakturaen som betalt klikker du på «Marker som betalt» knappen. Fakturaen vil da endre farge fra gul til grønn når du er i Fakturaoversikten.

Ønsker du å endre ordrenummer, faktura- eller forfallsdato kan du gjøre dette under fanen «Endre faktura» øverst.

For å se fakturaen som den sendes til kunden trykker du på «Vis faktura». Du får da opp en PDF fil. OBS! Som en sikkerhet anbefaler vi at du alltid åpner fakturaen som PDF fil og sjekker at alt ser greit ut før utsending.

 

Når fakturaen er klar trykker du på «Send faktura». Du får da opp et pop-opp vindu som viser epost med fakturaen som vedlegg og link, som sendes til kunden. Ønsker du å endre epost teksten trykker du på «Endre tekst» og lagrer når du er ferdig. Denne teksten kan også endres ved å gå på «Instillinger» i menylinjen til venstre og velge fanen «Epost».

Gå tilbake til «Regnskap» og velg fakturaen du ønsker å sende. Velg «Send faktura», sjekk at alt er greit og «Send». OBS! Vi jobber med å opprette en snarvei som skal gjøre det mulig å gå direkte tilbake til fakturaen du jobbet med. Det vil komme snart 🙂

Når fakturaen er sendt, låses den og kan ikke endres.

 

Hvordan opprette faktura basert på ordre fra Vinmonopolet?

For å opprette en faktura basert på en ordre fra Vinmonopolet går du til «Ordre» i menyfanen til venstre.

Under kategorien «EDI» finner du flere filter som sorterer ordrene alt etter hvilken status de har. En ordre som er bekreftet mottatt hos Vinmonopolet vil du finne under filteret «Mottatt».

For å fakturere denne ordren klikker du deg inn på selve ordren. Sjekk at ordrelinjene stemmer med antallet du har levert og det Vinmonopolet har mottatt. Dersom du har levert et større antall enn Vinmonopolet bestilte, kan Vinmonopolet sende en returordre (kode ZRE) på dette. Les mer om ZRE ordre her. Dersom du har levert et mindre antall enn Vinmonopolet bestilte, faktureres antallet levert.

Trykk på «Lag faktura», så tas du videre til fakturaen.

Ønsker du å endre ordrenummer, faktura- eller forfallsdato kan du gjøre dette under fanen «Endre faktura» øverst.

For å se fakturaen som den sendes til Vinmonopolet trykker du på «Vis faktura». Du får da opp en PDF fil. OBS! Som en sikkerhet anbefaler vi at du alltid åpner fakturaen som PDF fil og sjekker at alt ser greit ut før utsending.

Når fakturaen er klar trykker du på «Send faktura» og fakturaen sendes direkte til Vinomonopolet.

Når fakturaen er sendt, låses den og kan ikke endres.

Når du har mottatt betalingen kan du merke fakturaen som betalt ved å klikker på «Marker som betalt» knappen. Fakturaen vil da endre farge fra gul til grønn når du er i Fakturaoversikten.

 

For å opprette kreditnota, les her.

Hvordan opprette faktura til f.eks. HORECA kunder?

Du kan opprette faktura på en ordre du nettopp har laget ved å klikke på «Opprett faktura» i selve ordren. Du tas da videre til fakturaen.

Du kan også opprette fakturaen under «Regnskap» ved å trykke på «Opprett faktura». Velg ordrenummeret fakturaen skal baseres på og trykk «Lag faktura».

Følg beskrivelsen ovenfor i Faktura for å kontrollere og sende faktura til kunde.

 

For å lese om hvordan du oppretter og sender kreditnota, trykk her.