Hva er en elektronisk faktura?

En elektronisk faktura er en faktura som sendes som strukturerte, maskinlesbare data, laget for at mottakerens system skal kunne lese og behandle den automatisk. Det er ikke et bilde eller et dokument en person må lese og taste inn manuelt. I Norge betyr en elektronisk faktura i praksis en EHF-faktura sendt over Peppol-nettverket.

Kort fortalt

• En elektronisk faktura er strukturerte data, ikke et dokument. Feltene (selger, kjøper, varelinjer, beløp, referanser) ligger i et format mottakerens system kan lese direkte.
• En PDF på e-post er ikke en elektronisk faktura i denne forstand. Den er digital, men ikke strukturert.
• I Norge er EHF det vanligste formatet, og det sendes over Peppol-nettverket via et aksesspunkt.
• EDIFACT INVOIC er en eldre strukturert fakturamelding som brukes i etablerte EDI-integrasjoner mot de store kjedene.
• Elektronisk faktura og elektronisk fakturahåndtering er to forskjellige ting. Fakturaen er dokumentet; håndteringen er det du gjør med den.
• For å sende og motta trenger du to ting: et system koblet til Peppol via et aksesspunkt, og en oppføring i ELMA.

Det er her mange tar feil: en PDF sendt på e-post er ikke en elektronisk faktura i denne forstand. Den er digital, men ikke strukturert, og mottakerens system kan ikke lese innholdet uten at noen taster det inn. En ekte elektronisk faktura er derimot data som går rett inn i økonomisystemet.

Denne siden forklarer hva en elektronisk faktura er som begrep. Hvordan du behandler og håndterer slike fakturaer i praksis er et eget tema, som vi dekker på siden om elektronisk fakturahåndtering.

Hva er forskjellen på elektronisk faktura, PDF-faktura og papirfaktura?

Forskjellen ligger i om innholdet er strukturert, ikke om det er på papir eller ikke.

	Papirfaktura	PDF på e-post	Elektronisk faktura
Format	Papir	Dokument (bilde av en faktura)	Strukturerte data
Hvem leser den?	Et menneske	Et menneske, eller en tolkeløsning	Mottakerens system
Registrering hos mottaker	Manuell	Manuell, eller maskinell tolkning	Automatisk
Risiko for tastefeil	Ja	Ja	Nei, ingen manuell registrering
Vanlig norsk variant	–	–	EHF over Peppol

En papirfaktura må åpnes, leses og registreres for hånd. En PDF-faktura sendt på e-post er raskere å sende, men den må fortsatt leses av et menneske og tastes inn, eller tolkes av en tolkeløsning som ikke alltid treffer riktig. En elektronisk faktura, derimot, inneholder feltene (selger, kjøper, varelinjer, beløp, referanser) som strukturerte data, slik at mottakerens system kan bokføre den uten manuell registrering.

Kort sagt: papir og PDF er noe et menneske må lese, mens en elektronisk faktura er noe et system kan lese. Det er dette skillet en kunde peker på når de sier at de «bare tar imot elektronisk faktura».

Hvilke formater brukes i Norge?

I Norge er det vanligste formatet EHF (Elektronisk Handelsformat). En EHF-faktura er en strukturert XML-fil, og den er i praksis den norske profilen av Peppol BIS Billing 3.0, den europeiske spesifikasjonen for elektronisk faktura. Formatene er teknisk sett samme sak, med en norsk tilpasning.

Fakturaen sendes over Peppol-nettverket via et aksesspunkt. Skal du sende til en mottaker i utlandet, brukes den samme Peppol BIS Billing 3.0-spesifikasjonen, noe som gjør formatet nyttig også over landegrenser. I tradisjonell kjede-EDI finnes det i tillegg en eldre strukturert fakturamelding, EDIFACT INVOIC, som brukes i etablerte integrasjoner mot de store kjedene.

Vil du gå i dybden på selve formatet, versjonene og hvordan ELMA fungerer som adresseregister, har vi en egen side om hva en EHF-faktura er.

Hvorfor bruke elektronisk faktura?

Den praktiske grunnen er at strukturerte data kan behandles automatisk. Når fakturaen går rett inn i systemet, faller den manuelle registreringen bort, og med den en vanlig kilde til tastefeil og forsinkelser. Mottakeren kan matche fakturaen mot ordre og bokføre den uten mellomledd.

Det finnes også et regulatorisk hensyn. Elektronisk faktura er et krav mot offentlig sektor i Norge: leverandører som fakturerer staten, kommuner eller andre offentlige oppdragsgivere i anskaffelser som er omfattet av regelverket, skal sende faktura i EHF eller Peppol BIS Billing 3.0. Mellom private virksomheter er elektronisk faktura foreløpig frivillig, men utbredt. Sjekk alltid hva den enkelte kunden faktisk krever.

Hva er forskjellen på elektronisk faktura og elektronisk fakturahåndtering?

Dette er to forskjellige ting, og det er nyttig å holde dem fra hverandre. En elektronisk faktura er selve dokumentet: de strukturerte dataene. Elektronisk fakturahåndtering er hva du gjør med fakturaene: motta, kontrollere, attestere, bokføre og betale dem i en effektiv flyt.

Denne siden handler om begrepet, altså hva en elektronisk faktura er. Skal du forstå hvordan du håndterer og behandler fakturaer i praksis, er det et eget tema. Å skille de to hjelper deg å finne riktig svar raskere, i stedet for å lete etter håndteringsråd på en side som forklarer selve formatet.

Hvordan kommer du i gang med elektronisk faktura?

For å sende og motta elektroniske fakturaer trenger du to ting på plass:

1. Et system koblet til Peppol. Et økonomisystem, en fakturaportal eller en leverandør som er koblet til Peppol-nettverket gjennom et aksesspunkt. I praksis er dette gjerne innebygd i et moderne regnskapsprogram.
2. En oppføring i ELMA. Virksomheten din må være registrert som mottaker i ELMA, slik at andre kan sende elektroniske fakturaer til deg. Leverandøren ordner som regel dette.

Selger du til de store kjedene, henger fakturaen sammen med resten av handelsflyten (ordre, pakkseddel og faktura via EDI). Vil du se hvordan den flyten fungerer, kan du lese mer på EDI-siden.

Spørsmål og svar

Ofte stilte spørsmål

Her svarer vi på de vanligste spørsmålene vi får fra nye og eksisterende kunder.

Er en PDF-faktura en elektronisk faktura?

En PDF-faktura er ikke en elektronisk-faktura i egentlig forstand. En PDF er digital, men ikke strukturert: innholdet ligger som et dokument et menneske må lese, ikke som data mottakerens system kan behandle. En elektronisk faktura er maskinlesbare data som systemet kan lese og bokføre automatisk, i Norge vanligvis EHF sendt over Peppol. Det er derfor en kunde kan avvise en PDF selv om den kom på e-post.

Hva er forskjellen på elektronisk faktura og EHF?

Elektronisk-faktura er samlebegrepet, mens EHF er et konkret format. EHF (Elektronisk Handelsformat) er det formatet som brukes i Norge, og det er den norske profilen av den europeiske spesifikasjonen Peppol BIS Billing 3.0. Sier noen «elektronisk-faktura» i norsk sammenheng, mener de derfor som regel en EHF-faktura sendt over Peppol-nettverket.

Er elektronisk-faktura et krav?

Mot offentlig sektor er det et krav i anskaffelser som er omfattet av regelverket. Mellom private virksomheter er det foreløpig frivillig, men utbredt. Sjekk hva den enkelte kunden krever.

Hva trenger jeg for å sende elektronisk-faktura?

Du trenger to ting for å sende elektronisk-faktura: et system eller en tjeneste som er koblet til Peppol via et aksesspunkt, og en oppføring i ELMA slik at mottakere finner deg. Ofte er begge deler innebygd i regnskapsprogrammet, slik at du i praksis bare fyller inn mottakerens organisasjonsnummer når du sender.

Hva er forskjellen på elektronisk-faktura og elektronisk fakturahåndtering?

Elektronisk-faktura er selve dokumentet, altså de strukturerte dataene som sendes fra ett system til et annet. Elektronisk-fakturahåndtering er prosessen rundt: å motta, kontrollere, attestere, bokføre og betale fakturaene. Du kan ha elektroniske fakturaer uten å ha en god håndteringsflyt, og de to problemene løses ofte hver for seg.