Hva er PRICAT? Priskatalog i EDI

PRICAT er meldingstypen som brukes til å sende produkt- og prisinformasjon fra en leverandør til en kjøper. Den forteller hvilke varer du selger, hvordan de er pakket, og hva de koster.

Den skiller seg fra de andre EDI-meldingene ved at den ikke handler om en enkelt handel. ORDERS, ORDRSP, DESADV og INVOIC gjelder én konkret ordre. PRICAT beskriver sortimentet ditt, og må være på plass før den første ordren i det hele tatt kan sendes.

I norsk dagligvare sendes mesteparten av denne informasjonen likevel ikke som PRICAT, men registreres i produktdatabasen EPD. Mer om det lenger ned.

Hva er PRICAT?

PRICAT står for Price/Sales Catalogue, og er en standardisert meldingstype for pris- og produktkataloger. Den hører til samme familie av EDI-meldinger som ORDERS og INVOIC, og brukes i varehandelen for å holde kjøperens systemer oppdatert på hva som finnes å bestille.

Tanken er enkel. Kjøperens system kan ikke bestille en vare det ikke kjenner. Før en ordre kan sendes, må mottakeren ha registrert artikkelnummer, pakningsstruktur, pris og gyldighetsperiode. PRICAT er den strukturerte måten å levere den informasjonen på.

Meldingen brukes både ved nyregistrering og ved endring. Endrer du pris, legger til en variant eller tar ut et produkt, må mottakeren få vite det på samme måte som de fikk vite om varen i utgangspunktet.

Hva inneholder en priskatalog?

Innholdet varierer med hva mottakeren krever, men noen elementer går igjen.

Identifikasjon. GTIN på hver enhet, leverandørens eget varenummer, og lokasjonsnummer som identifiserer partene.

Produktbeskrivelse. Navn, varemerke, kategori og egenskaper som gjør at varen kan plasseres riktig i mottakerens sortiment.

Pakningshierarki. Hvordan varen er bygget opp: forbrukerenhet, salgsenhet, distribusjonsenhet og pall. Antall per nivå, og GTIN på hvert nivå.

Mål og vekt. Dimensjoner og vekt per nivå, som brukes til å beregne plass og transport.

Pris. Innkjøpspris, eventuelle rabattstrukturer, valuta og avgiftskoder.

Gyldighet. Fra hvilken dato prisen eller varen gjelder, og eventuelt til når.

Pakningshierarkiet er det som oftest skaper problemer. Feil antall per kartong eller feil GTIN på pallnivå gir avvik som først dukker opp når en leveranse ankommer og ikke stemmer med pakkseddelen.

Timingen betyr mer enn folk tror

En priskatalog er ikke noe du sender når du rekker det.

Kjøperne har som regel faste vinduer for når nye produkter og prisendringer kan registreres, og de vinduene ligger et godt stykke før varen skal stå i hylla. Bommer du på fristen, blir lanseringen forskjøvet til neste periode, uansett hvor klar produksjonen din er.

Det er også grunnen til at grunndata sjelden er en teknisk oppgave alene. Den henger sammen med lanseringsplanen, og feil i registreringen koster tid som ikke kan hentes inn igjen senere.

I Norge går mye av dette gjennom EPD

Her er nyansen som skiller norsk dagligvare fra en generisk beskrivelse av PRICAT.

Norsk dagligvare, KBS og servering bruker EPD, en produktdatabase driftet av det bransjeeide selskapet Tradesolution. Navnet er ikke en forkortelse for noe Tradesolution selv definerer offentlig, og bør ikke forveksles med EPD i betydningen miljødeklarasjon (Environmental Product Declaration), som er noe helt annet og finnes i andre bransjer. Som leverandør registrerer du masterdataene dine ett sted, og mottakerne henter dem derfra.

Det betyr i praksis at spørsmålet «må vi sende PRICAT?» ofte har et annet svar i Norge enn i andre markeder. Mye av det PRICAT ellers brukes til, løses her gjennom en felles database i stedet for en melding til hver enkelt mottaker.

	PRICAT	EPD
Hva det er	En meldingstype (EDI-standard)	En database
Hvordan data leveres	Sendes direkte til hver mottaker	Registreres ett sted, hentes av flere mottakere
Hvem bruker det	Generisk, brukes internasjonalt	Norsk dagligvare, KBS og servering
Driftes av	Ingen enkeltaktør, det er en standard	Tradesolution

For Vinmonopolet går varer og priser gjennom deres egen leverandørportal før du kan begynne å motta ordre.

Det generelle prinsippet gjelder uansett: hvilke meldinger som kreves, hvilket format og skjema som brukes, valideringsreglene og test- og godkjenningsprosedyren er definert av hver enkelt kjøper i deres egen gjeldende implementasjonsguide, og kan endres. Sjekk der hva som gjelder for deg, fremfor å legge til grunn en generell beskrivelse.

Skal du inn i dagligvare for første gang, er det også et par ting som må på plass før grunndataene i det hele tatt kan registreres: abonnement i EPD, et lokasjonsnummer fra GS1 Norway, og medlemskap i et godkjent returselskap.

Hva går galt med grunndata?

Feilene er sjelden dramatiske. De er små, og de får konsekvenser langt nede i flyten.

Feil pakningshierarki. Antall per kartong stemmer ikke, eller et nivå mangler GTIN. Resultatet er avvik mellom bestilt, levert og fakturert.

Utdatert pris. Prisen i mottakerens system er en annen enn den du fakturerer etter. Fakturaen avvises eller korrigeres, og noen må rydde opp manuelt.

Manglende gyldighetsdato. Ingen vet når den nye prisen begynner å gjelde, og både du og kjøperen regner ut fra hver deres antagelse.

Varer som aldri ble avregistrert. Utgåtte produkter ligger igjen og kan fortsatt bestilles.

Ulike data ulike steder. Produktdataene i ditt eget system, i databasen og hos kjøperen er ikke de samme. Da er spørsmålet ikke om det oppstår avvik, men når.

Det siste er kjernen. Grunndata må ha ett hjem. Vedlikeholdes de parallelt flere steder, driver de fra hverandre, og det oppdages først når en ordre eller en faktura stopper.

Hvordan Kundan jobber med dette

Kundan-plattformen dekker EDI, CRM, ordre, lager, fakturering, særavgiftshåndtering og bookingfunksjonalitet, og kombinerer programvare, integrasjoner og operative arbeidsflyter i én plattform. Vi leverer EDI-integrasjoner mot norske kjøperkjeder, blant annet Vinmonopolet, ASKO, COOP, REMA, NorgesGruppen, Megaflis og Optimera, og følger kundene gjennom hele EDI-onboardingen.

Poenget med grunndata er at de samme produktdataene som ligger til grunn for ordre, pakkseddel og faktura, også må stemme med det kjøperen har registrert. Ligger produktdata, ordre og fakturering i samme flyt, blir avvik synlige tidlig i stedet for ved en avvist leveranse.

Er du usikker på hvilken vei produkt- og prisdataene dine skal gå til den enkelte kjøperen, tar vi gjerne en gjennomgang sammen med deg.

Spørsmål og svar

Ofte stilte spørsmål

Her svarer vi på de vanligste spørsmålene vi får fra nye og eksisterende kunder.

Er PRICAT det samme som en prisliste?

Ikke helt. En prisliste er noe et menneske leser. En PRICAT er en strukturert melding et system leser, og den inneholder mer enn pris: identifikasjon, pakningshierarki, mål, vekt og gyldighetsperioder.

Må vi sende PRICAT til norske dagligvarekjeder?

Det avhenger av mottakeren. I norsk dagligvare registreres masterdata i EPD, og mottakerne henter dem derfra. Hva den enkelte kjøperen krever av deg står i deres gjeldende implementasjonsguide, og det er der du bør sjekke.

Hva er forskjellen på PRICAT og EPD?

PRICAT er en meldingstype, altså en måte å sende produktdata på. EPD er en database der data registreres ett sted og hentes av flere mottakere. De løser samme behov på to ulike måter.

Hvor ofte må priskatalogen oppdateres?

Når noe endrer seg: ny vare, ny pris, ny pakning eller et produkt som utgår. Kjøperne har som regel faste frister for når endringer kan meldes inn, så det er verdt å kjenne vinduene før du planlegger en lansering.

Hvorfor avvises leveransene våre selv om ordren var riktig?

Ofte fordi grunndataene ikke stemmer. Er pakningshierarkiet eller GTIN registrert feil hos mottakeren, kan en korrekt plukket leveranse likevel ikke matches mot bestillingen. Start feilsøkingen i produktdataene, ikke i ordren.