Hvilke EDI-meldingstyper krever Vinmonopolet?

Vinmonopolet krever definerte EDI melding-typer for hele transaksjonsflyten: bestilling, bekreftelse, leveringsvarsling, fakturering, rapportering og økonomisk avstemming. Kjernen er ORDERS, ORDRSP, DESADV og INVOIC, med tilleggsmeldinger for rapportering og betaling. Hver meldingstype må implementeres nøyaktig etter spesifikasjonen — meldinger som avviker, avvises i valideringen.

Kilde og forbehold: Meldingstyper, feltkrav og valideringsregler følger av Vinmonopolets gjeldende implementeringsguide, som er den eneste autoritative kilden. Kravene kan oppdateres. Kontroller alltid gjeldende versjon før oppsett.

Nøkkelpunkter:

• Formatet er EDI XML etter Vinmonopolets egen guide, ikke EDIFACT.
• Fire kjernemeldinger dekker ordre-til-betaling: ORDERS, ORDRSP, DESADV, INVOIC.
• Rapporterings- og betalingsmeldinger kommer i tillegg, avhengig av avtalen.
• Meldingene refererer til hverandre, så en feil tidlig i kjeden dukker opp senere.
• Alle påkrevde meldingstyper må være implementert før produksjonsgodkjenning.
• Godkjenning for én meldingstype gir ikke klarering for de andre.

Hva innebærer kravet?

Leverandører må sende og motta transaksjoner i definerte elektroniske meldingsformater. Ustrukturerte dokumenter som PDF eller e-postvedlegg lar seg ikke behandle i Vinmonopolets automatiserte mottakssystemer.

Hver meldingstype har:

• Fast segmentstruktur
• Obligatoriske datafelt
• Godkjente produktidentifikatorer
• Kontrollerte kodelister
• Regler for referanser mellom dokumenter

Meldinger som ikke oppfyller spesifikasjonen avvises i valideringen. Kravet gjelder altså ikke bare at meldingen sendes elektronisk, men at den er bygget nøyaktig slik guiden beskriver.

Hvorfor stilles kravet?

Vinmonopolet håndterer transaksjoner fra et stort antall leverandører gjennom en sentralisert modell. Den modellen forutsetter standardisert ordreoverføring, automatisert fakturavalidering, strukturert rapportering av salg og lager, og korrekt økonomisk avstemming.

Uten definerte meldingstyper ville systemene tolke data ulikt fra leverandør til leverandør. Obligatoriske meldingsdefinisjoner sikrer at transaksjoner behandles likt på tvers av alle aktører — og at avvik kan identifiseres maskinelt framfor manuelt.

Hva betyr det at Vinmonopolet krever bestemte EDI melding-typer?

Det betyr at leverandører må sende og motta transaksjoner i definerte elektroniske meldingsformater, ikke som ustrukturerte dokumenter som PDF eller e-post, som vanligvis ikke er kompatible med kjedens automatiserte mottakssystemer i henhold til gjeldende implementasjonsguide.

Hver påkrevd EDI melding-type inneholder:

• Fast segmentstruktur
  
• Obligatoriske datafelter
  
• Godkjente produktidentifikatorer
  
• Kontrollerte kodelister
  
• Regler for referanser mellom dokumenter
  

Meldinger som ikke oppfyller Vinmonopolets spesifikasjoner blir avvist i valideringen. Leverandører må derfor implementere hver EDI melding-type nøyaktig slik den er definert.

Hvorfor pålegger Vinmonopolet bestemte EDI melding-typer?

Vinmonopolet stiller krav om bestemte EDI melding-typer for å sikre ensartet behandling, regulatorisk etterlevelse og sporbar transaksjonshåndtering hos alle leverandører.

Den sentraliserte modellen er avhengig av:

• Standardisert overføring av ordre
  
• Automatisert fakturavalidering
  
• Strukturert rapportering av salg og lager
  
• Korrekt økonomisk avstemming
  

Uten standardiserte EDI melding-typer ville systemene tolke data ulikt. Obligatoriske meldingsdefinisjoner sikrer lik behandling av transaksjoner på tvers av alle aktører.

De fire kjernemeldingene

Melding	Retning	Rolle
ORDERS	Vinmonopolet → leverandør	Innkjøpsordre
ORDRSP	Leverandør → Vinmonopolet	Ordrebekreftelse
DESADV	Leverandør → Vinmonopolet	Leveringsvarsling
INVOIC	Leverandør → Vinmonopolet	Faktura

Meldingene sendes i denne rekkefølgen og refererer til hverandre. Det er referansekjeden som gjør at bestilt, bekreftet, levert og fakturert mengde kan avstemmes automatisk.

ORDERS — innkjøpsordre

Genereres i Vinmonopolets system og sendes til leverandørens EDI-miljø. Inneholder produktidentifikasjon, bestilte mengder, leveringsdato og leveringssted, avtale- eller kontraktsreferanser, og identifikasjon av kjøper og leverandør.

Leverandørens ERP-system må kunne motta og registrere ordren automatisk.

ORDRSP — ordrebekreftelse

Leverandørens svar: bekrefte ordren, avvise den, justere mengde eller endre leveringstid. Statusen settes per linje, ikke bare for ordren samlet.

Meldingen refererer til det opprinnelige ordrenummeret. Differansen mellom bestilt og bekreftet mengde er restordren, og den følger med videre i kjeden.

DESADV — leveringsvarsling

Sendes når varene er sendt, og gir Vinmonopolet grunnlag for å forberede varemottaket før leveransen ankommer. Inneholder forsendelsesreferanser, pakkestruktur med SSCC-koder, produkt og mengde per kolli, og leveringsinformasjon.

Det er DESADV som gjør at fysisk leveranse kan matches mot digitale data ved mottak.

INVOIC — faktura

Inneholder fakturanummer, referanse til innkjøpsordren, pris på produktnivå, MVA- og avgiftsberegning, og betalingsbetingelser.

Meldingen må oppfylle både strukturelle og økonomiske valideringskrav. Feil referanser, prisavvik eller manglende obligatoriske felt gir avvisning — og fordi INVOIC har flest referanseavhengigheter, er det her feil lenger tilbake i kjeden ofte blir synlige. Se Vinmonopolet EDI-krav for detaljerte fakturakrav.

Hvilken EDI melding-type brukes for innkjøpsordre?

Innkjøpsordre sendes som en EDI melding kjent som ORDERS.

Denne meldingen inneholder blant annet:

• Produktidentifikasjon
  
• Bestilte mengder
  
• Leveringsdato og leveringssted
  
• Avtale- eller kontraktsreferanser
  
• Identifikasjon av kjøper og leverandør
  

Meldingen genereres i Vinmonopolets system og sendes elektronisk til leverandørens EDI-miljø. Leverandørens ERP-system må kunne motta og registrere ordren automatisk.

Hvilken EDI melding-type brukes for ordrebekreftelse?

Ordrebekreftelse sendes som ORDRSP.

Denne EDI melding-typen brukes av leverandøren for å:

• Bekrefte ordren
  
• Avvise ordren
  
• Justere mengde
  
• Endre leveringstid
  

ORDRSP refererer til opprinnelig ordrenummer. Dette sikrer samsvar mellom bestilling og bekreftelse og gir kontrollert håndtering av ordreprosessen.

Hvilken EDI melding-type brukes for fakturering?

Fakturering skjer gjennom EDI melding-typen INVOIC.

INVOIC inneholder:

• Fakturanummer
  
• Referanse til innkjøpsordre
  
• Pris på produktnivå
  
• MVA- og avgiftsberegning
  
• Betalingsbetingelser
  

Meldingen må oppfylle både strukturelle og økonomiske valideringskrav. Feil referanser, prisavvik eller manglende obligatoriske felter fører til avvisning.

Hvilke EDI melding-typer brukes for etterlevelse og rapportering?

I tillegg til kjerneflyten kan det stilles krav om:

• Lagerstatusmeldinger
• Salgsrapporter
• Regulatoriske rapporteringsmeldinger for alkohol

Disse gir strukturerte data for lagerkontroll, salgsovervåking og regulatorisk oppfølging. Hvilke som gjelder for den enkelte leverandøren, følger av avtalen og gjeldende implementeringsguide.

Hvilke EDI melding-typer støtter økonomiske prosesser?

Betaling og avstemming håndteres gjennom remitteringsmeldinger og betalingsstatusmeldinger. Disse refererer til godkjente fakturaer og oppgjørsdetaljer, slik at betalingsdata kan avstemmes automatisk mot fakturadata i begge systemer.

Tilleggsmeldinger ved avvik

Enkelte situasjoner krever egne meldinger:

• Kansellering av ordre
• Korrigerende faktura
• Kreditnota
• Oppdaterte rapporteringsmeldinger

Disse håndterer endringer og avvik strukturert og sporbart. Poenget er at rettelser skjer gjennom definerte meldinger framfor manuell korrespondanse — også når noe har gått galt, skal sporet være maskinlesbart.

Hvordan valideres påkrevde EDI melding-typer?

Hver melding kontrolleres før den godtas:

• Syntaks og struktur
• Obligatoriske felt
• Produktidentifikatorer
• Konsistens mellom pris og mengde
• Referanser mellom relaterte dokumenter

Meldinger som ikke består genererer strukturerte feilmeldinger, og feilen må rettes før ny innsending. Se EDI-avvisning for hvordan varslingen fungerer, og EDI-feil for hvordan rotårsaken lokaliseres.

Valideringen beskytter lagerdata, økonomiske tall og regulatorisk etterlevelse — i den rekkefølgen feilen ellers ville forplantet seg.

Hvilken EDI melding-type brukes for leveringsvarsling?

Leveringsvarsling sendes som DESADV (Dispatch Advice).

DESADV brukes til å informere Vinmonopolet om at varer er sendt og gir detaljert informasjon om forsendelsen.

Meldingen inneholder:

• Forsendelsesreferanser
• Pakkestruktur (SSCC)
• Produkt og mengde per kolli
• Leveringsinformasjon

DESADV muliggjør effektiv mottakskontroll og automatisk registrering i lager.

Når må leverandører ha implementert alle påkrevde EDI melding-typer?

Når må alt være på plass?

Alle obligatoriske meldingstyper må være implementert før leverandøren får produksjonsgodkjenning. Implementeringen omfatter normalt:

1. Konfigurasjon av mapping
2. Testing mot Vinmonopolets spesifikasjoner
3. Godkjent validering
4. Kontrollert produksjonssetting

Hver meldingstype godkjennes separat. Godkjent ORDERS gir ikke klarering for INVOIC. Ufullstendig implementering stopper onboardingen og dermed handelen.

Hvilke tema bør beskrives som egne sider?

Følgende tema bør dokumenteres separat på grunn av teknisk detaljnivå:

• Detaljert spesifikasjon av ORDERS
  
• Detaljert spesifikasjon av INVOIC
  
• Valideringsregler på feltnivå
  
• Håndtering av feilkoder og avvisninger
  
• Krav til regulatorisk rapportering
  

Disse områdene inneholder spesifikasjonsnivå som går utover denne oversiktssiden.

Oppsummering

• Kjerneflyten er ORDERS → ORDRSP → DESADV → INVOIC, i EDI XML.
• Rapporterings-, betalings- og korreksjonsmeldinger kommer i tillegg.
• Meldingene refererer til hverandre; feil tidlig i kjeden blir synlige senere.
• Alle meldinger valideres mot struktur, felt, identifikatorer og referanser.
• Hver meldingstype godkjennes separat i testfasen.
• Alt må være implementert før produksjonsgodkjenning.

Spørsmål og svar

Ofte stilte spørsmål

Her svarer vi på de vanligste spørsmålene vi får fra nye og eksisterende kunder.

Hvilke EDI-meldingstyper krever Vinmonopolet?

Kjernen er fire meldinger: ORDERS for innkjøpsordre, ORDRSP for ordrebekreftelse, DESADV for leveringsvarsling og INVOIC for faktura. I tillegg kan det stilles krav om meldinger for lagerrapportering, salgsrapportering, betaling og regulatorisk etterlevelse. Hvilke som gjelder i det enkelte tilfellet følger av gjeldende implementeringsguide og av avtalen med Vinmonopolet.

Hvilket format skal meldingene ha?

EDI XML, etter Vinmonopolets egen implementeringsguide. Det er ikke UN/EDIFACT, ikke GS1s EANCOM-delsett og ikke EHF over Peppol. En leverandør som allerede sender EDIFACT til dagligvarekjedene må derfor bygge et separat oppsett mot Vinmonopolet, med egen mapping, referanselogikk og validering.

Hvorfor godtas ikke PDF eller e-post?

Fordi innholdet ikke er maskinlesbart felt for felt. Vinmonopolets systemer behandler ordre, leveranser og fakturaer automatisk, og det forutsetter at hvert dataelement har en definert plass og et definert format. En PDF må tolkes av et menneske eller av tekstgjenkjenning, og kan ikke inngå i den automatiske avstemmingen mellom ordre, leveranse og faktura.

Hva er DESADV sin rolle?

DESADV varsler at varene er sendt, før de ankommer. Meldingen inneholder forsendelsesreferanser, pakkestruktur med SSCC-koder, produkt og mengde per kolli, og leveringsinformasjon. Det gjør at mottaket kan forberedes og at fysisk leveranse kan matches mot digitale data ved ankomst. Uten DESADV mangler mellomleddet mellom ordrebekreftelse og faktura.

Hva skjer hvis en melding ikke består valideringen?

Meldingen avvises og behandles ikke videre. Vanlige årsaker er manglende obligatoriske felt, feil referanser eller inkonsistente data. Leverandøren mottar en strukturert feilmelding, må rette feilen i kilden — normalt i mappingen eller i masterdata — og sende en ny melding. Gjentar samme feilkode seg, ligger årsaken i oppsettet framfor i den enkelte transaksjonen.

Når må meldingstypene være implementert?

Før produksjonsgodkjenning. Implementeringen omfatter mapping, testing mot Vinmonopolets spesifikasjoner, godkjent validering og kontrollert produksjonssetting. Hver meldingstype godkjennes separat, så klarering for ORDERS betyr ikke at INVOIC er godkjent. Ufullstendig implementering forsinker onboardingen eller hindrer handel.