Krav til EDI XML-faktura hos Vinmonopolet

Vinmonopolet krever full EDI XML-kommunikasjon av alle grossister. Kravet omfatter hele ordre- og bestillingsprosessen, inkludert fakturering og kreditnota. Papirfaktura, PDF og e-postvedlegg aksepteres ikke for ordinære varetransaksjoner. Fakturaen må følge Vinmonopolets gjeldende XML-implementasjonsguide, referere til tidligere meldinger i transaksjonskjeden, og bestå både teknisk og kommersiell validering før den går til betaling.

Kilde og forbehold: Kravene under bygger på Vinmonopolets egne leverandørsider og vilkårene i grossistavtalen. Detaljerte felt- og strukturkrav følger av Vinmonopolets gjeldende implementeringsguide, som er den eneste autoritative kilden. Kontroller alltid mot gjeldende versjon før oppsett.

Nøkkelpunkter:

• EDI XML er et absolutt krav for grossistavtale, ikke en anbefaling.
• Kravet gjelder alle meldingstyper i ordreprosessen, ikke bare faktura.
• En tredjepart, for eksempel en distributør, kan formidle EDI-meldingene på leverandørens vegne.
• Fakturaen må referere til ORDERS, ORDRSP og DESADV i samme transaksjonskjede.
• Validering skjer i fem trinn, fra XML-schema til avgiftskontroll.
• Avviste fakturaer stopper betalingsprosessen til feilen er rettet og ny faktura sendt.

Hva er en EDI XML-faktura?

Hvem må sende faktura via EDI XML?

Hvilke referanser må være med?

XML-fakturaen må knytte seg til tidligere meldinger i transaksjonskjeden. Obligatoriske referanser omfatter normalt:

• Opprinnelig ORDERS – bestillingen fra Vinmonopolet
• Tilhørende ORDRSP – leverandørens ordrebekreftelse
• Relatert DESADV – pakkseddelen for forsendelsen

Referansene er det som gjør fire mengder sammenlignbare: bestilt, bekreftet, levert og fakturert. Stemmer ikke disse overens, stopper fakturaen i valideringen. Det er også grunnen til at referansefeil ofte oppdages først på fakturaen, selv når årsaken ligger lenger tilbake i kjeden.

Obligatorisk informasjon i fakturahodet

Felt	Merknad
Fakturanummer	Unikt, kontrolleres mot duplikater
Fakturadato
Selgers organisasjonsnummer	Må samsvare med registrerte masterdata
Kjøpers identifikasjon	Vinmonopolets part-ID
Valutakode
Betalingsbetingelser	Etter avtalte vilkår
Delsum
MVA-spesifikasjon	Per sats
Totalt fakturabeløp
Forfallsdato

Selger- og kjøperidentifikasjon må samsvare med masterdata registrert hos Vinmonopolet. Avvik i hodedata gir automatisk avvisning før bokføring, uavhengig av om linjene er korrekte.

Krav til linjenivå

Hver fakturalinje må inneholde fullstendig kommersiell og regulatorisk informasjon:

Element	Merknad
Produktidentifikasjon	GTIN eller Vinmonopolets varenummer
Fakturert mengde	Må samsvare med bekreftet mottatt vare
Enhetspris	Etter avtalte betingelser
Linjesum	Må stemme med mengde × pris
MVA-kategori
MVA-sats
Særavgiftsinformasjon	Der det er relevant

Avvik mellom leveringsdata og faktura er en av de vanligste avvisningsårsakene. Pris- og avgiftsberegning må følge både avtalte betingelser og norsk regelverk for særavgift på alkohol.e avtalte betingelser og norsk regelverk. Avvik mellom leveringsdata og faktura kan føre til avvisning.

Hvordan valideres Vinmonopolet EDI XML-fakturaer?

Valideringen skjer i fem trinn, i stigende rekkefølge fra det tekniske til det regulatoriske:

Trinn	Hva som kontrolleres
1. Syntaksvalidering	XML-schema, formatering, påkrevde felt
2. Strukturvalidering	Hierarki mellom hode og linjer, referanse- og avgiftsstruktur, samsvar med implementasjonsguiden
3. Referansevalidering	Kobling mot eksisterende ORDERS, ORDRSP og DESADV
4. Mengde- og prisavstemming	Fakturert mot levert mengde, prisavvik, duplikatkontroll
5. Avgifts- og regelverkskontroll	MVA-sats, særavgift, produktklassifisering, rapporteringskrav

Rekkefølgen har praktisk betydning når man feilsøker: feiler fakturaen på trinn 1, sier feilmeldingen ingenting om innholdet, fordi valideringen aldri kom så langt.

Valideringen skjer før fakturaen bokføres. Kun godkjente fakturaer går videre til betaling. Se også EDI-validering for hvordan valideringsnivåene fungerer generelt.

Hva skjer ved avvisning?

Oppfyller ikke fakturaen kravene, skjer følgende:

1. Fakturaen avvises automatisk
2. Leverandøren mottar en elektronisk feilmelding som peker på årsaken
3. Betalingsprosessen stoppes
4. Feilen må rettes i kilden
5. Ny XML-faktura må sendes

Avviste fakturaer forsinker oppgjøret og kan påvirke betalingsflyten. Kommer samme feil igjen på flere fakturaer, ligger årsaken normalt i mappingen eller i masterdata, ikke i den enkelte transaksjonen.

Særskilte krav for alkoholholdig drikke

Handel med alkoholholdig drikke er regulert ut over de alminnelige fakturakravene. Fakturaen må understøtte:

• Sporbarhet på produktnivå
• Korrekt alkoholklassifisering
• Riktig MVA- og særavgiftsrapportering
• Konsistent kobling mellom leveranse og faktura

Disse kontrollene inngår i XML-valideringsreglene, slik at avvik fanges maskinelt før bokføring. For leverandøren betyr det at avgiftslogikken må være riktig satt opp i ERP-systemet før første faktura sendes, ikke rettet i etterkant.

Før oppstart av EDI XML-testing

Vinmonopolet krever testing og godkjenning før produksjonssetting. Avklar disse punktene før testløpet starter:

• Hvilken versjon av XML-schemaet som gjelder
• At masterdata er korrekt registrert hos Vinmonopolet
• Referansemapping mellom ORDERS, ORDRSP, DESADV og faktura
• Regler for MVA og særavgift på de aktuelle produktene
• Feltmapping mellom ERP-systemet og XML-strukturen
• Rutiner for håndtering av avvisninger i drift

Schemaversjon og masterdata er de to punktene som oftest forsinker onboarding. Begge kan avklares før noe teknisk arbeid starter.

Hvordan Kundan bistår med EDI XML-integrasjon

Vi bistår leverandører som handler med Vinmonopolet med:

• Mapping av fakturadata fra ERP til XML-struktur
• Oppsett av referanselogikk mellom meldingene
• Implementering av MVA- og avgiftskontroller
• Sikker EDI-kommunikasjon
• Støtte gjennom testfase og produksjonssetting
• Overvåking og håndtering av avvisninger i drift

Målet er at fakturaen oppfyller de tekniske, økonomiske og regulatoriske kravene før innsending, framfor å bli rettet etter avvisning.nsending.

Oppsummering

• Vinmonopolet krever full EDI XML-kommunikasjon av alle grossister, som vilkår for grossistavtale.
• Kravet dekker hele ordreprosessen, inkludert faktura og kreditnota.
• En tredjepart kan formidle meldingene på leverandørens vegne.
• Fakturaen må referere til ORDERS, ORDRSP og DESADV.
• Hode- og linjedata må samsvare med registrerte masterdata og bekreftet leveranse.
• Validering dekker struktur, referanser, mengder, priser og avgifter.
• Avvik gir automatisk avvisning og stopper betalingen.

Spørsmål og svar

Ofte stilte spørsmål

Her svarer vi på de vanligste spørsmålene vi får fra nye og eksisterende kunder.

Hva er en EDI XML-faktura?

En EDI XML-faktura er en strukturert elektronisk faktura basert på Vinmonopolets eget XML-schema. Formatet gjør det mulig å validere, avstemme og bokføre fakturaen automatisk. Den skiller seg fra en PDF-faktura ved at innholdet er maskinlesbart felt for felt, og fra EDIFACT ved at strukturen er definert i XML etter Vinmonopolets implementasjonsguide framfor etter UN/EDIFACT-syntaksen.

Godtar Vinmonopolet EDIFACT INVOIC eller EHF?

Nei. Vinmonopolet krever XML-baserte EDI-meldinger etter egen implementasjonsguide, ikke UN/EDIFACT INVOIC og ikke EHF over Peppol. En leverandør som allerede sender EDIFACT til dagligvarekjedene eller EHF til offentlig sektor, må bygge et eget oppsett mot Vinmonopolet. Selve ERP-dataene er de samme, men mapping, referanselogikk og validering må konfigureres særskilt.

Må vi bygge EDI-integrasjonen selv?

Nei. Vinmonopolet åpner for at en tredjepart, for eksempel en distributør, kan formidle EDI-meldingene på leverandørens vegne. For mindre importører og mikrobryggerier er dette ofte det praktiske alternativet til egen integrasjon. Kravet om EDI XML gjelder uansett; det er bare spørsmål om hvem som teknisk håndterer meldingsutvekslingen.

Hva skjer hvis en XML-faktura feiler valideringen?

Fakturaen avvises automatisk, og leverandøren mottar en elektronisk feilmelding som peker på hvilket felt eller hvilken referanse som er årsaken. Betalingsprosessen stopper til feilen er rettet og en ny faktura sendt. Avviste fakturaer forsinker oppgjøret. Gjentar samme feil seg på flere fakturaer, ligger årsaken normalt i mappingen eller i masterdata framfor i den enkelte transaksjonen.

Hvorfor avvises fakturaen når ordren gikk gjennom?

Fordi fakturavalideringen kontrollerer sammenhengen mellom fire mengder: bestilt, bekreftet, levert og fakturert. En ordre kan passere sin egen validering, mens avviket først blir synlig når fakturaen sammenlignes med pakkseddelen. Typiske årsaker er delleveranser som ikke er reflektert i faktureringen, prisavvik mot avtalte betingelser, eller manglende referanse til DESADV.

Hva må være avklart før vi starter testing?

Seks punkter: gjeldende schemaversjon, at masterdata er korrekt registrert hos Vinmonopolet, referansemapping mellom meldingstypene, MVA- og særavgiftsregler for de aktuelle produktene, feltmapping mellom ERP og XML, og rutiner for avvisningshåndtering. Schemaversjon og masterdata er de to som oftest forsinker onboarding, og begge kan avklares før teknisk arbeid starter.