Hva er EHF-faktura?

EHF-faktura er en strukturert elektronisk faktura i det norske formatet Elektronisk Handelsformat (EHF). Fakturaen er en maskinlesbar XML-fil som sendes direkte mellom to økonomisystemer over Peppol-nettverket, ikke en PDF eller et bilde som noen må lese og punche manuelt. Formatet forvaltes av Digitaliseringsdirektoratet (Digdir), og en EHF-faktura er i praksis en Peppol BIS Billing 3.0-faktura med norsk profil.

Kort fortalt

• EHF står for Elektronisk Handelsformat og er det norske formatet for strukturerte elektroniske forretningsdokumenter. Digdir forvalter formatet.
• En EHF-faktura er en XML-fil som mottakerens økonomisystem kan lese og bokføre automatisk, uten manuell registrering.
• Gjeldende versjon er EHF 3.0. Den avløste EHF 2.0, og etter 1. januar 2020 kunne faktura og kreditnota ikke lenger sendes i EHF 2.0.
• EHF Billing 3.0 er den norske profilen av Peppol BIS Billing 3.0, som bygger på den europeiske standarden EN 16931.
• Peppol er nettverket, ELMA er adresseboka. ELMA (Elektronisk mottakeradresseregister) er det norske registeret over hvem som kan motta Peppol-dokumenter. Digdir drifter ELMA.
• EHF dekker flere dokumenttyper enn faktura, blant annet kreditnota, ordre og katalog.
• EHF er ikke det samme som EDIFACT INVOIC. Begge er strukturerte fakturaer, men de tilhører to ulike standarder.

For deg som leverandør betyr det at fakturaen inneholder de samme opplysningene som en papirfaktura (selger, kjøper, varelinjer, beløp og referanser), men strukturert slik at mottakerens system kan lese og bokføre den automatisk. Det er dette som skiller en EHF-faktura fra en faktura du sender som vedlegg i en e-post.

EHF dekker flere dokumenttyper enn faktura alene, blant annet kreditnota, ordre og katalog. Når folk sier «EHF» i dagligtale, mener de likevel som oftest EHF-faktura.

Er EHF obligatorisk?

EHF er obligatorisk mot offentlig sektor. Leverandører som fakturerer staten, kommuner eller andre offentlige oppdragsgivere i anskaffelser som er omfattet av regelverket, skal sende faktura i EHF eller Peppol BIS Billing 3.0. Kravet følger av forskrift om elektronisk faktura i offentlige anskaffelser fra 2019. Mellom private virksomheter (B2B) er EHF foreløpig frivillig, men utbredt, og et mulig fremtidig krav om e-faktura i næringslivet er til vurdering hos myndighetene. Sjekk alltid hva den enkelte kunden eller kjeden faktisk krever.

Hvordan henger EHF sammen med Peppol?

En EHF-faktura er i praksis en Peppol BIS Billing 3.0-faktura. Peppol BIS Billing 3.0 er den europeiske spesifikasjonen for elektronisk faktura, og den bygger på den felles europeiske standarden EN 16931. EHF Billing 3.0 er den norske profilen av denne spesifikasjonen: samme grunnformat, med en norsk tilpasning i form av en egen identifikator og enkelte nasjonale valideringsregler.

Selve utvekslingen skjer over Peppol-nettverket. Du sender ikke EHF-fakturaen som en fil du laster opp et sted; den går gjennom et sertifisert aksesspunkt som leverer den videre til mottakerens aksesspunkt. Denne modellen kalles ofte en firehjørnersmodell, og den består av fire ledd:

1. Avsender – du, som produserer fakturaen i økonomisystemet ditt.
2. Avsenders aksesspunkt – den sertifiserte leverandøren som sender fakturaen inn i Peppol-nettverket.
3. Mottakers aksesspunkt – aksesspunktet som tar imot fakturaen på vegne av mottakeren.
4. Mottaker – kundens økonomisystem, som leser fakturaen automatisk.

For å finne frem til riktig mottaker slår nettverket opp organisasjonsnummeret i ELMA (Elektronisk mottakeradresseregister), det norske registeret over hvem som kan motta Peppol-dokumenter. Digdir drifter ELMA. Kort sagt: EHF er formatet, Peppol er nettverket, og ELMA er adresseboka.

Hvilken EHF-versjon gjelder nå?

Gjeldende versjon er EHF 3.0. Den avløste EHF 2.0, og etter 1. januar 2020 kunne faktura og kreditnota ikke lenger sendes i EHF 2.0. Bruker systemet ditt fortsatt en eldre versjon, er det verdt å sjekke med systemleverandøren din.

Fordi EHF 3.0 er bygget på Peppol BIS Billing 3.0, er en norsk EHF-faktura og en Peppol-faktura teknisk sett samme sak. Skal du sende til en mottaker i et annet europeisk land, bruker du den samme Peppol BIS Billing 3.0-spesifikasjonen. Det er en av grunnene til at formatet er nyttig også utenfor Norge.

Hva er forskjellen på EHF og en vanlig elektronisk faktura?

«Elektronisk faktura» er et samlebegrep, mens EHF er et bestemt format. En PDF sendt på e-post er elektronisk i den forstand at den ikke er papir, men den er ikke strukturert: mottakerens system kan ikke lese innholdet automatisk. En EHF-faktura er derimot en strukturert e-faktura, laget for at mottakerens økonomisystem skal kunne behandle den uten manuell registrering.

Det er dette skillet som gjør at en kunde kan si at de «bare tar imot EHF». De mener at de vil ha den strukturerte varianten som går rett inn i systemet deres, ikke en PDF noen må taste inn for hånd.

Hva er forskjellen på EHF og EDIFACT INVOIC?

Både EHF og EDIFACT INVOIC er strukturerte elektroniske fakturaer, men de tilhører to ulike standarder. EDIFACT INVOIC er fakturameldingen i UN/EDIFACT, den etablerte EDI-standarden som lenge har vært brukt i handelen mellom leverandører og de store kjedene. EHF er derimot en XML-basert faktura i Peppol-formatet, med røtter i offentlige anskaffelser og i den europeiske e-fakturastandarden.

	EHF-faktura	EDIFACT INVOIC
Standard	Peppol BIS Billing 3.0 / EN 16931	UN/EDIFACT
Teknologi	XML	EDIFACT-melding
Norsk profil	EHF Billing 3.0	–
Utveksling	Peppol-nettverket via sertifiserte aksesspunkt	EDI mot den enkelte kjeden
Adressering	Organisasjonsnummer slått opp i ELMA	Etter oppsettet mot den enkelte kjeden
Typisk brukt mot	Offentlige kunder og private virksomheter i Norge og Europa	De store kjedene, sammen med ORDERS, ORDRSP og DESADV
Hvor spesifikasjonen står	Peppol BIS Billing 3.0 / EHF Billing 3.0	Kjedens gjeldende implementasjonsguide

For deg som leverandør til Vinmonopolet og dagligvarekjedene er dette en praktisk forskjell, ikke bare en teknisk. Kjedene utveksler typisk forretningsdokumenter som ORDERS, ORDRSP, DESADV og INVOIC via EDI, og den nøyaktige spesifikasjonen står i hver kjedes gjeldende implementasjonsguide. Det kan derfor godt hende at du møter EDIFACT INVOIC i EDI-en mot en kjede, samtidig som du møter EHF når du fakturerer en offentlig kunde. Da håndterer du to formater for samme oppgave, å sende en faktura, fordi mottakerne stiller ulike krav.

Vil du gå dypere i den tradisjonelle EDI-meldingen, har vi egne sider om EDIFACT og EDIFACT INVOIC.

Hvordan sender og mottar du EHF?

I praksis registrerer du deg sjelden i ELMA på egen hånd. Du trenger et system eller en tjeneste som er koblet til Peppol-nettverket gjennom et aksesspunkt, for eksempel et moderne regnskapsprogram, en fakturaportal eller en integrasjonspartner. Aksesspunktet sørger for at organisasjonsnummeret ditt blir registrert i ELMA, slik at andre kan sende EHF til deg, og for at fakturaene dine går ut i riktig format.

Slik kommer du i gang, steg for steg:

1. Velg system eller partner. Velg et økonomisystem, en fakturaportal eller en integrasjonspartner som støtter EHF og Peppol.
2. Bli registrert i ELMA. Leverandøren registrerer organisasjonsnummeret ditt i ELMA, slik at andre kan sende EHF til deg.
3. Legg inn mottakerens organisasjonsnummer. Systemet slår opp mottakeren i ELMA og sender fakturaen i riktig format.
4. Fyll inn «Deres referanse» ved behov. Skal du fakturere en offentlig kunde, må du ofte oppgi et ressurs- eller bestillingsnummer mottakeren krever.

For en drikkevare- eller matprodusent henger dette sammen med resten av salgsprosessen mot kjedene. Kundan gjør EDI-jobben mot de store norske kjedene og følger deg gjennom hele EDI-onboardingen, og plattformen samler EDI, ordre, CRM, lager, faktura og særavgift på ett sted. Skal du både håndtere EDI mot kjedene og holde fakturaflyten ryddig, er det en fordel å se de to tingene i sammenheng fremfor som to adskilte systemer.

Skal du få EDI-en mot Vinmonopolet og kjedene på plass? Se hvordan EDI hos Kundan henger sammen med resten av driften din.

Spørsmål og svar

Ofte stilte spørsmål om EHF-faktura

Her svarer vi på de vanligste spørsmålene vi får fra nye og eksisterende kunder.

Er EHF det samme som Peppol BIS Billing?

EHF og Peppol BIS Billing er i norsk sammenheng i praksis det samme. En EHF-faktura (EHF Billing 3.0) er den norske profilen av Peppol BIS Billing 3.0, som igjen bygger på den europeiske standarden EN 16931. Grunnformatet er det samme; EHF har en egen norsk identifikator og enkelte nasjonale valideringsregler. Det betyr at den samme spesifikasjonen kan brukes både mot norske mottakere og mot mottakere i andre europeiske land.

Hvilken EHF-versjon gjelder nå?

Gjeldende versjon er EHF 3.0, som avløste EHF 2.0. Faktura og kreditnota kan ikke lenger sendes i EHF 2.0 etter 1. januar 2020. EHF 3.0 er bygget på Peppol BIS Billing 3.0. Bruker økonomisystemet ditt fortsatt en eldre versjon, er det verdt å sjekke med systemleverandøren din.

Må mottakeren stå i ELMA for å motta EHF?

Mottakeren må stå i ELMA for å kunne motta EHF. ELMA (Elektronisk mottakeradresseregister) er registeret som forteller Peppol-nettverket hvem som kan motta EHF, og Digdir drifter registeret. Står ikke mottakeren i ELMA, kan ikke fakturaen leveres elektronisk over nettverket. De fleste aksesspunkt-leverandører registrerer kundene sine i ELMA automatisk, så i praksis skjer registreringen gjennom systemet eller partneren du bruker.

Er EHF det samme som EDIFACT INVOIC?

EHF er ikke det samme som EDIFACT INVOIC. Begge er strukturerte elektroniske fakturaer, men de tilhører ulike standarder: EHF er en XML-faktura i Peppol-formatet, mens EDIFACT INVOIC er fakturameldingen i den tradisjonelle EDIFACT-standarden som ofte brukes i EDI mot kjedene. Som leverandør kan du derfor møte begge, EDIFACT INVOIC i EDI-en mot en kjede og EHF når du fakturerer en offentlig kunde.

Hva er forskjellen på EHF-faktura og PDF-faktura på e-post?

EHF-faktura og PDF-faktura på e-post er begge elektroniske, men bare EHF er strukturert. En PDF er laget for at et menneske skal lese den, og mottakerens system kan ikke hente ut innholdet automatisk; noen må registrere fakturaen manuelt. En EHF-faktura er en XML-fil som mottakerens økonomisystem leser og behandler uten manuell registrering. Det er derfor en kunde kan si at de «bare tar imot EHF».